定款とは
定款とは、会社法によって会社を設立する際に作成が義務付けられており、会社の組織や運営に関する基本的なルール事項を記した書類です。定款に定めた事項は会社の決定事項として、法的な効力を有しますので、会社もその決定事項に従なければなりません。
定款は、発起人全員によって作成することとなり、最初だけ公証人による定款の認証を受けることが義務づけられており、認証をうけた最初の定款のことを「原始定款」といいます。原始定款作成後、管轄法務局で会社設立のための、登記手続をして会社設立を完了となります。
会社設立後には、会社の経営状況などを鑑みて、随時、定款の内容変更も可能ですが、変更の際も取り決めに従って変更が必要となります。変更の際は公証役場での認証は不要であります。
定款に記載する内容について
定款に記載する内容も定められており、絶対的記載事項、相対的記載事項、任意的記載事項の3つに分類されております。
絶対的記載事項
定款に必ず記載しておかなくてはいけない必須事項のことをいいます。この記載がひとつでもないと、定款自体が無効となります。
□商号 □目的 □本店所在地 □設立に際して出資される財産の価格又はその最低額
□発起人の氏名又は名称及び住所 □発行可能株式総数
相対的記載事項
記載しなければその事項については法的効力が生じない事項をいいます。記載しなくても定款自体は無効になりませんが、法的効力を持たせたい事項は定款に記載する必要があります。その記載範囲は広範囲でありますので下記に一部を記載いたしております。
□ 株式の譲渡制限 □株券の発行 □株主名簿管理人 □ 取締役会等の設置
□現物出資 □財産引受
任意的記載事項
法律に違反しないかぎり、自由に記載できる事項で定款に定めた範囲で株主やその他の内部の者を拘束することとなります。定めた事項を記載しなくてもその定めた事項の効力を否定されるものではありませんが、後のトラブル等を防ぐためにも記載しておきましょう。
□公告方法 □取締役、監査役等の人数 □株主名簿の基準日
□定時株主総会の開催時期 □営業年度 □発起人の引受株数
電子定款とは
会社を設立する際には定款の作成保管義務があります。定款は会社の基本事項などを決定したもので公証役場での認証が必要となります。従来は紙で作成していた定款を電子データで作成して電子署名をしたものを電子定款といいます。紙の定款の場合には4万円分の収入印紙の貼付が必要でありますが2004年より当電子定款での認証が可能となりましたので、紙を対象にした印紙税法の対象外になるため印紙代については一切不要となります。
公証役場で定款を認証すると認証済電子定款データが交付され、その場で紙の原始定款の謄本を希望する数だけ有料で交付請求することができます。原始定款の謄本も後で各種官公庁への提出を要しますので、最低２通程度は取得しておいて、随時、そのコピーを利用するようにします。
なお、電子定款を作成して電子署名をするには専用ソフトをいくつも導入して、管轄機関に電子署名の利用申請をしたりと利用できるまでには結構な時間と費用を要しますので、当方の行政書士が専門的に皆様のお手伝いをしていることとなります。
電子定款の保管方法
定款は会社内に保管しておく必要がありますので、電子定款の場合は、公証役場認証済電子定款データと紙の原始定款謄本を保管しておきましょう。
合同会社の定款について
合同会社の定款は公証役場での認証手続は不要となっておりますので公証役場認証手数料52,000円も不要でありますが、社内においての定款の作成保管は義務となっております。やはり、定款を紙で作成してしまうと印紙税法の対象となり、4万円の印紙を貼付する必要があります。印紙を貼付していないと税法違反となります。そこで、電子署名付きの電子定款にしておくと印紙代が不要となりますので経費削減となります。
当方のお手伝いは電子定款データに電子署名をして有効な電子定款といたしております。
定款の変更について
会社設立後に、会社の経営状況などを鑑みて、随時、定款の内容変更も可能であります。設立後の定款変更は公証役場での認証は不要となっておりますので、変更の際は株主総会で変更事項を決議して、株主総会議事録を作成しておく必要があります。その議事録を会社設立時の原始定款謄本に添付して保管をしておけば完了です。但し、定款変更に伴い、法務局での登記が必要な変更内容事項の場合は併せて、登記手続も必要となります。たとえば、商号、本店所在地、会社の目的などであります。
定款を紛失した場合
公証役場より発行された原始定款の謄本を紛失した場合は、再度、原始定款の謄本交付請求をすることができます。